Case Study: Ein Mailing mit 15 Varianten.
Der KEFFIZIENZGIPFEL der Umwelttechnik BW.
Baden-Württemberg zeichnet Unternehmen aus, die vorbildlich und preiswürdig die betriebliche Energieeffizienz steigern. Wie man die teilnameberechtigten Unternehmen sicher und konform der DSGVO erreicht, zeigt dieser Kunden Case.
Die Veranstalter des KEFFIZIENZGIPFEL
Umwelttechnik BW GmbH veranstaltet als Landesagentur für Umwelttechnik und
Ressourceneffizienz in Baden-Württemberg seit 2018 einmal jährlich den KEFFIZIENZGIPFEL. Hierbei werden Unternehmen ausgezeichnet, die in den zwölf Regionen eine Erstanalyse zum Thema Energieeffizienz durch regionale Experten und Expertinnen genutzt und im Anschluss Maßnahmen mit Erfolg umgesetzt haben.
Erfolg beim KEFFIZIENZGIPFEL bedeutet zwei Dinge:
1) ein effizienterer Umgang mit Energie und damit eine Verringerung des CO2-Ausstoßes
2) Reduzierung der Energiekosten für das jeweilige Unternehmen
In den zwölf Regionen des Landes arbeiten regionale Träger für das Projekt „Regionale Kompetenzstellen Netzwerk Energieeffizienz (KEFF)“ und führen die Erstanalysen aus, darunter Energieagenturen, IHKn und Klimaschutzagenturen, sind im Projekt engagiert, um Unternehmen gezielt und vor allem individuell zu sensibilisieren. Kein Betrieb ist wie der andere.
Energie effizient zu nutzen und den Gesamtenergieverbrauch zu senken ist nicht nur eine Herausforderung, der wir uns alle mit Blick auf den Klimawandel stellen müssen. Dieser Wandel muss auch so gestaltet werden, dass Betriebe nicht überfordert oder in der Arbeit beeinträchtigt werden.
12 Regionen, 31 Träger, mehr als 1.000 Energieeffizienzanalysen – jedes Jahr
Wenn jedes Jahr in 12 Regionen die Effizienzmoderatorinnen und -moderatoren ihrer Arbeit nachgehen, entstehen dabei zielgerichtet eine Vielzahl an Kontakten.
Hier den Überblick zu behalten und für ein einheitliches Vorgehen in der Kontaktaufnahme zur Teilnahme am KEFFIZIENZGIPFEL zu sorgen, ist keineswegs trivial. Es gilt u.a. für alle beteiligten Akteure einen DSGVO-konformen Transfer der Adressdaten zu gewährleisten.
Datenschutz steht bei Crossmediaworld an erster Stelle. Das Handling komplexer Jobs ist unsere Spezialität. Darum sind wir stolz darauf, die Printkommunikation des KEFFIZIENZGIPFELS im Jahr 2021 schon zum vierten Mal begleitet haben zu dürfen.
Ein Print-Mailing das aussieht wie aus einem Guss – 15 Varianten, strikt getrennt in Versand und Responsebearbeitung
Für eine Vielzahl der Konsortien und Träger ist der Versand über einen Lettershop die effektivere Lösung, um alle möglichen Teilnehmer anzusprechen. Dabei enthalten die durch die fünfzehn Träger übermittelten Adressdateien alle zur Teilnahme qualifizierten Betriebe und Kontaktdaten. Dies bedeutet nicht nur eine unterschiedliche Anzahl von Datensätzen, sondern auch unterschiedliche Dateiformate.
Datenbankexporte aller Art, beispielsweise TXT-Dateien oder CSV-Dateien, werden durch Crossmediaworld zunächst auf einen einheitlichen Aufbau und Format konsolidiert.
Das bedeutet u. a. fehlende Anreden prüfen und ergänzen oder Namensfelder in Vor- und Nachname zu trennen. Auch die Adressfelder (PLZ, Ort, Straße und Hausnummer) werden überprüft und in eigene Datenbankfelder übertragen. Durch diese Adressbereinigung und Normierung wird die weitere Bearbeitung einfacher.
Während des Adressdaten Managements bleiben die Daten der einzelnen Beratungsstellen stets geschützt und getrennt voneinander.
Die erfolgte Normierung hilft uns später bei der Personalisierung und Adressierung der Anschreiben, die in einem C4-Umschlag mit Sichtfenster an die Deutsche Post zur Zustellung übergeben werden.
Ein Mailing – fünfzehn Anschreiben
Es entsteht ein Mailing, dass sich in Umschlag, Inhalt, Look&Feel für keines der teilnehmenden Unternehmen unterscheiden soll. Bis auf eine Ausnahme: ein durch die betreffende Region als Absender individuell verfasstes und designtes Anschreiben.
Dadurch entstehen fünfzehn verschiedene Mailingvarianten, die das Datenhandling und auch Produktion und Konsolidierung der Printmailings aufwendiger und komplexer gestalten. Kein Problem für Crossmediaworld: jedes Unternehmen bekommt die Teilnahmeunterlagen mit dem Anschreiben seiner regionalen Kompetenzstelle und Effizienznmoderators.
Die Details stimmen wir im Vorfeld ab mit den fünfzehn einzelnen Trägern ab. Das bedeutet:
15 x Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung
15 x individuelle Beratung zur Gestaltung und Aufmachung des Anschreibens
15 x Freigaben für Druck und Personalisierung
15 Varianten in Datenverarbeitung und Produktion strikt trennen
15 x Postauflieferung
Für den Empfänger sieht das Ergebnis chic und einfach aus. Die akribische Vorbereitung und Vorgehenswiese sieht der Empfänger nicht. Die Durchführung solch komplexer Mailings ist genau das Spielfeld, auf dem sich Crossmediaworld gerne bewegt.
Teilnehmen am KEFFIZIENZGIPFEL ist einfach
Die Empfänger erhalten die Ausschreibung und den Teilnahmeaufruf zum KEFFIZIENZGIPFEL und das schon erwähnte, individualisierte Anschreiben der regionalen Kompetenzstelle.
Aus allen Einsendungen entsteht dann ein Wettbewerb, den eine Fach-Jury u. a. nach Originalität und nach der erreichten Energieeinsparung bewertet und prämiert.
An dieser Stelle bedanken wir uns herzlich beim Team der Umwelttechnik BW GmbH für die langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Ihr Unternehmen auf dem Gipfel der Energieeffizienz?
Als Dienstleister vieler Unternehmen aus Industrie, Produktion und Handwerk freuen wir uns, wenn auch Sie die Chance ergreifen und sich bzgl. Energieeffizienz beraten lassen.
Für Fragen zu Crossmediaworld und effizienter und nachhaltiger Werbung, steht Ihnen Herr Michael Ritter unter Telefon +49 (0) 711/894951-20 oder per E-Mail unter E-Mail an anfrage@crossmediawold.de gerne zur Verfügung.
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Quellen:
Bilder: Umwelttechnik BW GmbH / Crossmediaworld GmbH
Studie: Crossmediaworld GmbH
